Setelah semua person memahami diri sendiri, mengerti bagaimana
seharusnya menempatkan diri dalam struktur organisasi, maka langkah
selanjutnya yang tidak kalah pentingnya adalah menginventarisir kekayaan
organisasi.
Menginventarisir kekayaan organisasi bisa
dimaknai mendata atau mengumpulkan aset-aset yang dimiliki organisasi.
Sebenarnya, langkah ini adalah bagian dari memahami diri sendiri. Dengan
meraba dan berusaha mengetahui asetorganisasi, seperti dalam dunia
bisnis, berarti memahami apa saja modal yang dimiliki organisasi? apa
saja yang diperlukan? siapa orang tepat untuk tugas dan posisi tertentu?
dan sebagainya.
Aset yang dimaksud adalah segala hal yang
terkait dengan organisasi. Orang-orang atau anggota dalam organisasi
adalah aset paling penting. Oleh sebab itu, mereka harus didata dan
diidentifikasi untuk kemudian diberdayakan sesuai dengan skill dan
kemampuannya.
Karenanya, dalam hal teknis, biasanya
diperlukan kartu anggota atau paling tidak, data yang jelas tentang
siapakah orang-orang yang termasuk ke dalam organisasi, apa posisinya,
bagaimana kemampuannya, dan sebagainya. Jika data tentang mereka tidak
ada, identitasnya tidak jelas, maka biasanya, organisasi rentan
disusupi. Mereka yang terdata adalah orang-orang yang sejak awal
menyatakan setia (loyal) untuk berorganisasi, bersama-sama bergerak
untuk mewujudkan cita-cita organisasi. Dan, loyalitas inilah ruh dari
organisasi.
Jadi, semua anggota yang tergabung dalam
organisasi, baik yang tercantum dalam struktur maupun yang tidak, mereka
semua adalah aset paling penting. Tanpa anggota, tidak ada organisasi,
laksana tubuh tanpa organ tubuh. Karena itu, semua data tentang anggota,
harus dimiliki organisasi, baik data yang bersifat kualitas maupun
kuantitas.
Dengan data yang lengkap, organisasi dapat
dengan mudah mengoptimalkan dan mendayagunakan semua potensi yang
dimiliki anggota. Apa yang menjadi minat dan bakan si A, si B, si C, dan
seterusnya? Mengapa jumlah anggota minim dan bagaimana cara merekrut
anggota baru agar organisasi menjadi besar? Dengan anggota sebanyak ini,
bagaimana memaksimalkan semuanya secara adil dan merata?
Pertanyaan-pertanyaan ini akan mudah dijawab setelah data-data tentang
anggota diketahui.
Selain data tentang seluruh anggota,
hal lain yang perlu diinventarisir sebagai kekayaan organisasi adalah
segala hal yang dimiliki organisasi, baik berupa barang maupun jasa
(kegiatan, program, acara, agenda kerja, dsb). Barang-barang yang
dimaksud, misalnya, kantor, alat tulis, komputer, stempel, kendaraan,
alat komunikasi, dan sebagainya. Semua aset miliki organisasi ini, harus
didata dan dicatat dengan baik oleh sekretaris atau orang yang
ditugaskan untuk ini. Bahkan, jika organisasi itu besar, setiap seksi
perlu menginventaris apa yang dimiliki dan apa yang dibutuhkan.
Barang-barang ini harus diketahui hal-ikhwalnya; apakah masih layak?
Perlukan peremajaan atau penambahan? Mana yang sudah tidak bisa
digunakan? Dan sebagainya.
Termasuk barang adalah uang.
Berapa dana yang dimiliki organisasi? Darimana sumber dana itu? Apakah
mencukupi ataukah kurang bila dijadikan “modal” penyelenggaraan
organisasi? Jika kurang, apa langkah terbaik untuk menambah kas
organisasi? Lalu, tentang aset berupa jasa, misalnya, mengindentikasi
sekaligus mengevaluasi kegiatan yang sudah ada sebelumnya? Apakah
kegiatan, acara, program dan sebagainya itu perlu dipertahankan,
dikembangkan, disempurnakan, dan seterusnya?
Kuncinya,
menginventarisir aset-aset organisasi adalah langkah teknis paling
penting agar organisasi menjadi lebih tahu tentang potensi yang
dimilikinya. Dengan mengetahui potensi diri sendiri, kelebihan dan
kekurangannya, organisasi dapat terus bergerak maju berdasarkan pada
pijakan data dan informasi yang jelas terkait aset-aset tersebut.
Tidak ada komentar:
Tulis komentar